Zeiteinschätzung der Hilfen

 
     
   

Zeiteinschätzung der Hilfen

Die Umsetzung bis zu einer Zeiteinschätzung ist erfahrungsgemäß am schwierigsten.
 

     

Hilfen für die Einordnung in Zeitstufen

Voraussichtlich wird es in den verschiedenen Bundesländern unterschiedliche Regelungen für die Einordnung in Zeitstufen geben.

Unabhängig von den länderrechtlichen Regelungen sind jedoch folgende methodische Hilfen für die Zuordnung von vereinbarten Hilfen zu Zeitstufen wichtig: Alle direkt klientenbezogenen Leistungen müssen hinsichtlich ihres durchschnittlichen wöchentlichen Zeitaufwands berücksichtigt werden. Dieser Schritt wird in der Praxis nicht immer einfach sein. Er bedeutet, die im vorigen Schritt besprochenen und mit den Beteiligten ausgehandelten Leistungen auf eine der Zeitstufen zu beziehen. Die Beteiligten müssen sich auf einen durchschnittlichen wöchentlichen Zeitwert verständigen. Dabei sind Schwankungen - soweit sie einzuschätzen sind - zu berücksichtigen und auf einen Mittelwert zu beziehen.

Mit den Zeitstufen werden die voraussichtlich erforderlichen direkt klientenbezogenen Leistungen in dem jeweiligen Leistungsbereich erfasst.

Zu den direkt klientenbezogenen Leistungen gehören: alle Kontakte mit dem Klienten, alle Tätigkeiten, die nur für diesen Klienten stattfinden (Kontakte zum rechtlichen Betreuer, zu Nachbarn, zu Angehörigen, zu Behörden), Vor- und Nachbereitung von Kontakten, Fallbesprechungen, Helferkonferenzen, Dokumentation, das Verfassen von Berichten, Fertigung von Anträgen und Schreiben sowie die Wegezeiten, die regelmäßig anfallen werden. Bei der derzeitigen durchschnittlichen Arbeitszeit von 38,5 Stunden pro Woche kann man jetzt die Jahresarbeitszeit abzüglich Urlaub, durchschnittlichen Krankheitstagen und Fortbildung abziehen. Wieder auf wöchentlich verfügbare Arbeitszeit berechnet, kommen dabei ca. 31 Stunden durchschnittlich verfügbarer Arbeitszeit heraus.

Nicht mitzurechnen bei einer Einschätzung direkt klientenbezogener Leistungen sind die Zeiten, die nur indirekt für den Klienten anfallen. Als diese definieren die Leistungstypbeschreibungen zum Beispiel: Teambesprechungen und Büroorganisation, allgemeine Dokumentation, Supervision, Teilnahme an der PSAG und anderen Fachgruppensitzungen, Außendarstellung bzw. Öffentlichkeitsarbeit der Einrichtung, Kontakte zu anderen Einrichtungen. Hierzu gehören auch Zeiten für Fortbildungen etc. Diese Tätigkeiten sind aus Erfahrung mit etwa 7-9 Stunden wöchentlich anzusetzen. Ein durchschnittlicher Mitarbeiter ist also 22-24 Stunden direkt klientenbezogen tätig.

Die Zeitstufen gehen von einem unmittelbaren Zeitaufwand eines Betreuers für einen Klienten aus. Bei allen Maßnahmen, Leistungen oder Tätigkeiten, die ein Betreuer mit mehreren Klienten zusammen erbringt oder verrichtet, muss der Zeitaufwand des einzelnen Klienten durch die Zahl der Klienten geteilt werden. Wird eine Gruppenveranstaltung benötigt, an der durchschnittlich mehrere Klientinnen und Klienten teilnehmen (z.B. ein Gruppengespräch in einer Wohngruppe oder eine Veranstaltung in einer Tagesstätte), ist der Zeitbedarf der Klienten durch diese Gruppengröße zu teilen. Nehmen mehr als eine Fachkraft an der Gruppenaktivität teil, so ist der Zeitaufwand mit der Zahl der notwendig anwesenden Gruppenleiter zu multiplizieren.

Ist etwa in einer Wohngruppe (vier Bewohner) zweimal wöchentlich ein Gruppengespräch vereinbart, das jeweils 60 Minuten dauert (zusammen dann 120 Mitarbeiterminuten), so sind für den einzelnen Bewohner 30 Minuten einzurechnen. Nehmen immer zwei Mitarbeiter teil, so sind 60 Minuten dafür einzusetzen.

Der Zeitaufwand für beaufsichtigende Leistungen während des Tages (Anwesenheitsbereitschaft), d.h. die ständige Anwesenheit einer Fachkraft in der Einrichtung, wird nicht in personenbezogenen Zeitstufen berücksichtigt, sondern mittels eines Zuschlags; dies gilt ähnlich für Nachtbereitschaften.

Der Bedarf an diesen Bereitschaften ist auf die Person bezogen in der Begutachtung festzuhalten. Ähnlich ist die Erfordernis von Nachtwachen zu verhandeln und zu vereinbaren.

Neben diesen grundsätzlichen Hilfen ist zunächst zu berücksichtigen, dass der hier geforderte Blickwinkel, nämlich die Einschätzung der Leistungen für einen Klienten in Zeiteinheiten, ganz ungewohnt ist. Die gängigen "Personalschlüssel" (etwa 1:8) sind aber grundsätzlich auch nichts anderes. Ein Personalschlüssel - auf der Grundlage der errechneten klientenbezogenen Arbeitszeit - sagt genauso aus, wie viel Zeit für einen Klienten durchschnittlich pro Woche zu Verfügung steht.

Bei den häufig vorkommenden Schlüsseln 1:4 bedeutet dies etwa sechs Stunden wöchentlich, bei 1:8 drei Stunden und bei 1:12 zwei Stunden wöchentlich, die direkt klientenbezogen eingesetzt werden können.
Auch heute schätzt zum Beispiel ein Klinikarzt ein, ob der Klient viel (d.h. in der Regel eine 1:4-Betreuung im Wohnheim) oder wenig (z.B. eine 1:12-Betreuung im Betreuten Wohnen) brauchen wird.

Wir sind nur gewöhnt, diese Zeiten mit festen Angebotsstrukturen zu verbinden, und beziehen unsere Erfahrungswerte auf diese Angebotspakete.

Erfahrungsgemäß ist gerade bei Menschen mit Psychiatrieerfahrung nicht von einem zeitlich immer gleichen Hilfebedarf zu sprechen. Es ist also eine durchschnittliche Einschätzung gefragt. Auch derzeit ist es so, dass die zeitlich unterschiedlichen Bedarfe sich bei mehreren Hilfeempfängern und einer bestimmten Teamgröße untereinander ausgleichen. Geht der dokumentierte Aufwand jedoch deutlich über den eingeschätzten Zeitbedarf hinaus, ist eine Neubewertung und damit verbunden eine Veränderung der Hilfeplanung vorzunehmen.

Die Umrechnung in wöchentliche "Zeiten" statt in Schlüssel hat einen großen Vorteil: Die Klientinnen und Klienten wissen, welcher Zeitaufwand abgesprochen wurde, sie können sich an der weiteren Einschätzung und Bewertung beteiligen.
Die zutreffende Einschätzung von Zeitbedarfen ist auch eine Frage der Erfahrung, und diese Übung entsteht nicht nur durch Gewöhnung, sondern auch durch die Dokumentation der direkt für Klienten geplanten und durchgeführten Zeiten.
Als Hilfe bei der Einführung personenbezogener Zeitbemessung ist es sehr nützlich, sich im Team einer Einrichtung oder eines Dienstes die bisherige Zeiteinteilung der Arbeitswoche zu verdeutlichen.

  • Welche sind die direkt klientenbezogenen Tätigkeiten?
  • Wie sind diese auf einzelne Klienten pro Woche zu berechnen?
  • Wie können diese auf einer Skala von 1 Stunde pro Woche (kleinste Zeiteinheit, die sinnvoll ist) bis zu 16 Stunden pro Woche (mehr wird wohl im Rehabilitationsbereich direkt klientenbezogen nicht geleistet) eingeordnet werden?

Mit dieser "Vorübung" ist es meist sehr viel einfacher, durchschnittliche wöchentliche Zeitbedarfe für direkt klientenbezogene Tätigkeiten einzuschätzen.

Sind mehrere Dienste und Einrichtungen beteiligt, errechnet sich die Gesamteinschätzung durch Addition bzw. durch klare Aufteilung der auf den jeweiligen Träger entfallenden Zeitstufen.
Die Aufteilung ist unter fachlichen Gesichtspunkten zu treffen.
Es werden also immer die tatsächlich notwendigen Tätigkeiten für einen Klienten hinsichtlich ihres Zeitbedarfes im Leistungsbereich eingeschätzt. Werden diese - etwa zur Stärkung der Kontinuität für eine Klienten - von zwei unterschiedlichen Trägern erbracht, müssen diese aufgeteilt werden.
Dieses Verfahren ermöglicht neben einer Zeitbemessung natürlich auch die Planung und Einschätzung von Kapazitäten einzelner Träger und der Region insgesamt.

Das Verfahren macht aber auch lediglich auf den jeweiligen Klienten bezogene Abstimmungen möglich. Es gibt die Chance, flexibel nach zweit- oder drittbesten Lösungen zu suchen, wenn Kapazitäten erschöpft sind.
 

 
     

Hierzu folgender Lernfall Herr Weber:

Bitte tragen Sie zunächst das erste Mal direkt in den Ausdruck des Bogens A die folgenden Daten ein :

Alternativ können Sie den bereits ausgefüllten Bogen mit den unstehenden Daten hier herunterladen (Achtung, 614 KB groß!)

Spalte "Aktuelle Problemlage":
1. postpsychotische ausgeprägte Störung des Selbstwertgefühls, findet sich unattraktiv, führt alle Beschwerden auf seine psychische Erkrankung zurück;
2. trinkt zunehmend Alkohol (derzeit schon ca. fünf Dosen Bier pro Tag);
3. soziale Ängste, soziale Isolation, Kontakte praktisch nur zur therapeutischen Bezugsperson;
4. ist vom Wohnheim vor drei Monaten in eine eigene Wohnung gezogen, diese ist noch unvollständig eingerichtet;
5. ernährt sich unregelmäßig;
6. hat kaum Beschäftigung (frühberentet), gestörter Tag-Nacht-Rythmus, Schlafstörungen.

Spalte "Ziele":
1. Selbstwertgefühl steigern, soziale Ängste mildern: er nimmt von sich aus Kontakte zu Tagesstättenbesuchern und Teilnehmern des Patientenclubs auf;
2. Alkoholmissbrauch begrenzen auf drei Dosen pro Tag;
3. Wohnung fertigstellen (Gardinen aufhängen, Bilder hängen, Lampen fertig montieren);
4. Verbesserung des Ernährungsverhaltens: er hat täglich Grundnahrungsmittel im Haus, ergänzt diese selbstständig;
5. zweimal in der Woche zum Kaffeetrinken ausgehen a) in Tagesstätte b) in Patientenclub.

Spalte "Fähigkeiten":
I. Herr Weber sammelt Informationen zu seiner Erkrankung, Fernsehen hilft ihm, sich abzulenken, er spricht gerne über seine Erkrankung.
II. Herr Weber hat einen guten und tragenden Kontakt zu seiner Bezugsperson. Er ist zugewandt, wenn andere Menschen an ihm Interesse zeigen, zieht sich dann aber schnell zurück.
III. Herr Weber hat handwerkliche Fähigkeiten, sucht selbständig Hilfe, wenn es ihm schlechter geht, kann gut mit seinem Geld umgehen und kennt sich in der Stadt sehr gut aus.

Spalte "Fähigkeitsstörungen bzw. Beeinträchtigungen durch die psychische Erkrankung":
I a (2), I b (1), I c (2), I d (2, Tendenz schlechter), I f (1), I i (2), I l (1).

Spalte "Fähigkeitsstörungen/Beeinträchtigungen bei Aufnahme und Gestaltung persönlicher/sozialer Beziehungen":
II (a) 3, II (d) (1-2).

Spalte "Beeinträchtigungen in den Lebensfeldern":
III a (2), III b (1), III d (1), III f (2), III h ( 2), III n (2), III o (3).

Spalte "nichtpsychiatrische Hilfen":
I b (1): Hausarzt, II c (1): entfernt lebender Cousin.

Spalte "psychiatrische Hilfen":
I. a) (4): begleitende, übende Unterstützung (Depressivität und Selbstwertgefühl)
b) (1): Information/Beratung Körpererleben: sich bewegen (!)
c) (3): Beobachtung und Rückmeldung zu Angstsyndromen
e) (3): Abhängigkeit : gemeinsame Planung, Beobachtung, Rückmeldung
i ) (2): Sinnorientierung : Erschließung von Hilfen im Umfeld
l) (3): selbstgefährdendes Verhalten (Sucht), Planung, Beobachtung, Rückmeldung
II. a) (3): im engen Lebensbereich Rückmeldung, intensive Motivation
III. a) (3): Planung und Rückmeldung Ernährung
b) (1): Info/Beratung zu Körperpflege und Kleidung
d) (1): Info/Beratung Wohnraumgestaltung
f) (3): körperliche Aktivität individuelle Planung und Rückmeldung
h) (3): Tag-Nacht-Rhythmus: Beobachtung, Rückmeldung
n) (4): Gestaltung frei verfügbarer Zeit: begleitende übende Unterstützung
o) (4): Teilnahme am gesellschaftlichen Leben: begleitende Unterstützung

Spalte "Vorgehen":
1. beständige positive Würdigung jeglicher Leistung (Wohnung, Kleidung, Aktivität, Kontakt) bei Hausbesuchen und Spaziergängen;
2. Alkoholvereinbarung: Nachfragen beim Termin in der psychiatrischen Ambulanz und bei allen Hausbesuchen;
3. Motivation zu Besuchen und zur Aktivität, insbesondere Tagesstätte und Patientenclub, mit anfänglicher Begleitung, Treffen dort und später ausführliche Gespräche;
4. Motivation und praktische Unterstützung beim Fertigstellen der Wohnung;
5. wöchentlich gemeinsames Frühstück, Einkaufsplanung, notfalls Begleitung.

Spalte "Erbringung durch ...":
Zuständig ist: die koordinierende Bezugsperson, zurzeit Frau Meier von der psychiatrischen Ambulanz), später Übernahme durch Herrn Wagner vom Betreutes Wohnen), ca. drei Monate Übergang.
Frau Meier übernimmt 1, 2 und 3 (Patientenclub), kommt 3 Monate einmal pro Woche.
Herr Wagner übernimmt 1, 2 und 3 (Tagesstätte) sowie 4 und 5, ein Hausbesuch und eine begleitete Außenaktivität
Ärztin der Institutsambulanz Dr. Sebald übernimmt mit II c und II e (Hilfen bzgl. Angstsyndrom und Suchtverhalten), Information und Beratung, psychiatrische Behandlung.

 
     

Bitte laden Sie sich jetzt den Bogen G Personalbemessung herunter.

Legen Sie Leistungsbereiche fest und Versuchen Sie den Leistungsbereichen Zeitstufen zuzuordnen.

Vergleichen Sie dann Ihre Ergebnisse mit der folgenden Begründung der Zeitbedarfe.

Inhaltliche Begründung für die Zeitbedarfe:

Herr Weber hat derzeit die besten Kontakte zu der Mitarbeiterin der Institutsambulanz, die ja auch die Koordination zunächst weiter übernimmt. Diese Mitarbeiterin ist auch Leiterin der Clubnachmittage.

Da die Ärztin der Institutsambulanz die medizinisch-präventiven Aufgaben übernimmt, muss hier die höchste Zeitstufe (III) für ambulante sozialpsychiatrische Grundversorgung eingesetzt werden (ca. 20 Minuten pro Woche).

Herr Weber kennt Herrn Wagner seit etwa einem halben Jahr. Er hat mit ihm den Umzug vorbereitet, Wohnraumgestaltung, Hilfen bei der Selbstversorgung und Gestaltung der Zeit wie die Motivation und Begleitung sind bei ihm "richtig". Er soll perspektivisch auch noch die Koordination übernehmen, Lebensfeld Selbstsorge mit Zeitbedarf (V) und Tagesgestaltung mit (V) (zusammen ca. 80 Minuten pro Woche).

Aus der Kenntnis des bisherigen Betreuungsverlaufs ist anzunehmen, dass für die Koordination - zumal nur zwei Dienste beteiligt sind - die geringere Zeitstufe ausreicht (I) (ca. 10 Minuten pro Woche). Behandlungsplanung und Abstimmung sind ebenfalls mit 15 Minuten pro Woche zu rechnen.
Insgesamt kommen wir zu einem Komplexleistungsprogramm J (134 bis 189 Min. pro Woche).

 
     

Qualitätskriterien

Woran kann frau /man jetzt einen "gut" ausgefüllten IBRP-Übersichtsbogen erkennen?

  • A Ist der Bogen nur aus dem eigenen fachlichen Zugang (z.B. "Sozialpädagogenbrille") heraus ausgefüllt?
    Ist der Bogen nur aus der Sicht der eigenen Institution (z.B. "Stations" oder "Wohnheimbrille") ausgefüllt?
  • B Sind die Informationen, die im Übersichtsbogen festgehalten wurden, auch alle dem Klienten bekannt und dessen ggf. abweichende Sicht gekennzeichnet?
  • C Sind die Ziele wirklich konkret für den vereinbarten Zeitraum beschrieben?
    Sind die Ziele mit der Klientin bzw. dem Klienten abgesprochen?
  • D Sind die Hilfen im Umfeld (nichtpsychiatrische Hilfen) und die Leistungen, die erbracht werden müssen, um diese "tragfähig" zu machen, mitbedacht?
  • E Sind die psychiatrischen Hilfen durchdacht angekreuzt (kein einfacher Übertrag der Werte der Beeinträchtigungen)?
  • F Sind in der Spalte "Vorgehen" die Hilfen schon sinnvoll gebündelt?
  • G Sind bei der Spalte "Erbringung" gebündelte Hilfen so zugeordnet, dass von einer sinnvollen Arbeitsteilung gesprochen werden kann?
  • H Ist die Koordination und Durchführung der Hilfen so verbindlich vereinbart, dass eine Abstimmung im Verlauf möglich wird?

Sie haben jetzt den gesamten Übersichtsbogen einmal an verschiedenen Beispielen ausgefüllt.
Es gibt jedoch noch eine ganze Reihe von methodischen Überlegungen, die den Prozess der Hilfeplanung begleiten.

Auch diese Problemstellungen sollen sie noch ergänzend bearbeiten, bevor Sie sich an ihre erste "echte" Hilfeplanung wagen.

 
  

 

     
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